2007/Feb/16

Minicase DO or DIE.

Turban, McLean and Wetherbe, John Wiley and Sons, Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, 4th Edition, (2004), p 675.

เสี่ยงเป็น เสี่ยงตาย!

การปรับเปลี่ยนระบบโดยตรงทันที (Direct Cutover) จากระบบที่มีอยู่เดิมเป็นเรื่องที่เสี่ยง ถ้าระบบเกิดทำงานผิดพลาดจะทำให้เกิดความเสียหายขยายไปทั้งองค์กร แต่บริษัท Quantum ผู้ผลิต disk-drive ได้ใช้วิธีนั้นและผ่านมาพอจะเล่าประสบการณ์ได้ โดยผู้ขายและที่ปรึกษาของโครงการนั้นยืนยันว่ามันเป็นการปรับเปลี่ยนครั้งใหญ่ที่สุดของระบบการกระจายสินค้าของธุรกิจ

บริษัท Quantum เชื่อว่าระบบจะทำงานได้จริง จากข้อจำกัดของระบบเดิมที่ใช้อยู่ทำให้บริษัทประสบปัญหาการแข่งขันในตลาดผู้ผลิต disk-drive ต้องการผู้แทนจำหน่ายต้องการทราบว่าจำนวนสินค้าแต่ละรายการที่ยังไม่ได้ตกลงที่จะจัดส่งให้ลูกค้ารายอื่นๆนั้น มีอยู่ในคลังเท่าไหร่และอยู่ระหว่างการผลิตเท่าไหร่ ทั้งนี้ก็เพราะฐานข้อมูลส่วนนี้ไม่ได้ถูกแชร์ให้พวกเขาทราบ และพวกเขาก็ได้ข้อมูลส่วนนี้ยากมาก

บริษัท Quantum ได้ให้ความสนใจอย่างมากในข้อมูลส่วนนี้ที่ซึ่งเรียกกันว่า ยอดที่สินค้าที่พร้อมจะทำสัญญาซื้อขายได้ (AIP) ที่จะชี้ให้เห็นว่าจำนวนสินค้าที่ต้องจัดส่งไปทั่วโลกนั้นมีจำนวนเท่าไหร่ ส่งภายในวันไหน และสิ่งไปที่ใด การคำนวณเหล่านี้ต้องการระบบที่ประสานสอดรับกันและประมวลผลการขายออกมา ณ เวลานั้น สำหรับการขาย การออกรายการสินค้าคงคลัง และข้อมูลการส่งสินค้า ถ้าบริษัท Quantum พัฒนาระบบใหม่แบบค่อยๆปรับเปลี่ยนไป (Phase-in) ไปทีละโมดูล จะใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนอีกนาน ยิ่งไปกว่านั้น ระบบอาจจะไม่สามารถให้ข้อมูลสำคัญได้จนกว่าการเปลี่ยนผ่านนี้จะเสร็จทั้งหมด

บริษัท Quantum รู้ซึ้งถึงความเสี่ยงทางธุรกิจที่เกิดจากความล่าช้าว่ามันใหญ่หลวงกว่าความเสี่ยงทางเทคนิคจากการปรับเปลี่ยนระบบโดยทันที บริษัทเป็นห่วงว่าอาจจะการต่อต้านขึ้นได้จากบางแผนกถ้าต้องกินเวลาอีกนานกว่าจะได้ใช้ระบบสมบูรณ์ หลายๆ แผนกมีอิสระพอที่จะใช้ระบบอื่นได้หากไม่มั่นใจระบบใหม่ หากพวกเขาทำเช่นนั้น และ บริษัท Quantum อาจจะสูญเสียผลประโยชน์จากการมีระบบที่เชื่อมโยงกันได้

ถึงแม้ว่าการปรับเปลี่ยนระบบจริงๆ จะใช้เวลา 8 วัน แต่การวางแผนและการเตรียมความพร้อมทั้งหมดกลับใช้เวลามากกว่า 3 ปี การวิเคราะห์เริ่มต้นเมื่อเดือนตุลาคม ปี 2535 และได้ส่งข้อเสนอเพื่อรับแผนโครงการเมื่อเมษายน 2536 ในเดือนมีนาคม 2537 บริษัท Quantum ก็ได้เลือก Oracle, Hewlett-Packard และ Price Waterhouse เข้าร่วมเป็นหุ้นส่วนในโครงการนี้

บริษัท Quantum ได้สร้างทีมพัฒนาโครงการนี้จำนวน 100 คน ประกอบด้วยพนักงานหลักจากแผนกต่างๆของบริษัทและแผนก IS และได้ย้ายพวกเขาไปยังตึกที่แยกออกไป การซื้อธุรกิจ disk drive ของบริษัท Digital Equipment ในเดือนตุลาคม 2537 ซึ่งทำกำไรในโปรแกรมประยุกต์รุ่นก่อนๆและรูปแบบของฮาร์ดแวร์ที่หลากหลาย ทำให้โครงการนี้ล่าช้าไปประมาณ 4 เดือน

ในเดือนกุมภาพันธ์ 2538 บริษัท Quantum เริ่มรณรงค์ ประชาสัมพันธ์ ด้วยการจัดประชุมให้ผู้ใช้ 3 วัน และเดือนต่อๆมาผู้เผยแพร่โครงการก็นำเสนอครบหมดทั่วทั้งองค์กร

เดือนสิงหาคม 2538 ทีมพัฒนาระบบเริ่มทดสอบความถูกต้องของระบบครั้งหนึ่ง แต่ล้มเหลว พวกเขาต้องทำงานอย่างเข้มข้นเพื่อแก้ไขปัญหาและเริ่มทดสอบระบบอีกครั้งเป็นเวลา 4 สัปดาห์หลักจากเริ่มทดสอบในเดือนธันวาคม 2538 แล้วมันก็ประสบความสำเร็จ

เดือนมีนาคม 2539 บริษัท Quantum เตรียมการจับอบรมครั้งใหญ่อย่างสมบูรณ์แบบแก่ผู้ใช้ระบบที่ได้รับมอบหมายโดยตรง ในเดือนเมษายนได้ดำเนินการสรุปครั้งสุดท้ายและการทดสอบระบบทุกสำนักงานทั่วโลก และได้จัดตั้งศูนย์ Mission Control ขึ้น

เวลา 5 โมงเย็นของวันที่ 26 เมษายน บริษัท Quantum ได้ปิดระบบเก่าทั้งหมด Mr.Hank Delavati CIO ของบริษัทได้กล่าวว่า ธุรกิจที่เราเคยรู้จักกันดีได้หยุดลงแล้ว เราไม่สามารถทำใบสั่งซื้อ เราไม่สามารถรับวัตถุดิบ เราไม่สามารถขนส่งสินค้า เราไม่สามารถจะส่งเงินสดด้วยซ้ำไป... ระเบียนข้อมูลทั้งหมดถูกส่งจากระบบเก่าถูกส่งไปยังระบบใหม่ และเมื่อเวลา 4 โมงเย็นของวันที่ 5 พฤษภาคม ระบบใหม่ก็เริ่มต้นขึ้นด้วยความสำเร็จ

Mr.Mark Jackson ผู้บริหารบริษัทระบุภายหลังว่างบประมาณที่ค่อนข้างสูงของโครงการไม่ใช่สิ่งแรกที่บริษัทสนใจ เขากล่าวว่า เราสามารถที่จะประหยัดต้นทุนของโครงการลงได้ถึงร้อยละสิบ แต่ความเสี่ยงก็อาจเพิ่มขึ้นเกินกว่าที่จะรับได้ เพื่อความสำเร็จคุณต้องจ่ายเงินและใส่ใจกับทุกรายละเอียด

-------

edit @ 2007/02/16 04:15:12

Comment

Comment:

Tweet


Excellent & remarkable post!
I have been visiting various blogs for my Research papers help I have found your blog to be quite useful. Keep updating your blog with valuable information....... Regards
#1 by Research papers help (182.178.78.253) At 2010-10-09 12:31,